Multifunktionsskrivare för företag

Multifunktionsskrivare med A3 eller A4

Pappersformatet är ett av de viktigaste valen. Många företag klarar sig med A4, medan andra behöver kunna skriva ut större dokument i A3.

En multifunktionsskrivare för A4 passar vanligtvis verksamheter som arbetar med avtal, brev, fakturor, protokoll och andra vanliga kontorsdokument. Maskinen är ofta kompaktare och kan placeras närmare arbetsgruppen.

En multifunktionsskrivare för A3 kan hantera både A3 och A4. Den passar företag som arbetar med presentationer, ritningar, kalkylblad, affischer eller annat material som behöver mer yta för att bli tydligt.

A3-modeller är ofta större och kan erbjuda högre kapacitet och fler val för pappershantering. Det betyder däremot inte att alla företag behöver en sådan maskin. Om nästan allt material produceras i A4 kan en A4-modell vara ett mer effektivt val.

För en mer fördjupad genomgång kan ni läsa om A3-skrivare för företag.

Multifunktionsskrivare i färg eller svartvitt

Valet mellan färg och svartvitt påverkar både användningsområdet och kostnaden. En multifunktionsskrivare i färg passar företag som producerar presentationer, offerter, rapporter, diagram eller kundmaterial där färgerna har en praktisk funktion.

En svartvit modell passar verksamheter som främst skriver ut textdokument och där färg inte tillför något viktigt. Den kan vara ett kostnadseffektivt alternativ vid stora volymer av avtal, följesedlar, blanketter och administrativa dokument.

Många företag behöver färg ibland men inte i varje utskrift. Då kan en färgmodell med användarstyrning vara relevant. Beroende på maskin och system kan det vara möjligt att styra standardinställningar och begränsa viss användning.

Det viktiga är att inte välja färg enbart för att möjligheten kan vara bra att ha. Utgå i stället från vilka dokument som produceras, hur ofta färg används och vilken kvalitet som krävs.

Säker utskrift och kontroll över dokumenten

En multifunktionsskrivare är ansluten till företagets nätverk och hanterar ofta dokument som inte ska vara synliga för obehöriga. Därför behöver säkerheten ingå i bedömningen när en modell och installation väljs.

Säker utskrift kan innebära att dokumentet inte skrivs ut förrän användaren identifierar sig vid maskinen. Det minskar risken för att avtal, personaluppgifter eller kundinformation blir liggande i utmatningsfacket.

Behörigheter kan även användas för att styra vem som får använda vissa funktioner. Det kan exempelvis vara relevant om företaget vill kontrollera färgutskrifter eller separera olika avdelningars användning.

Säkerhetsfunktionerna varierar mellan modeller. De måste dessutom konfigureras på ett sätt som passar företagets nätverk och rutiner. En tekniskt avancerad funktion ger begränsad nytta om den inte aktiveras eller om användarna inte vet hur den ska användas.

Vid installationen bör företaget därför ta ställning till anslutning, användarbehörigheter, adressböcker, lagrade dokument och rutiner för support.

Hyra multifunktionsskrivare

Att hyra en multifunktionsskrivare passar företag som vill fördela kostnaden över tid och undvika en större engångsinvestering. Det kan också vara ett flexibelt alternativ när verksamhetens behov kan förändras.

RE:OFFICE erbjuder tre månaders löpande avtal samt längre hyresperioder på 36, 48 eller 60 månader. Vilket alternativ som passar bäst beror på hur länge utrustningen ska användas och hur stor flexibilitet företaget behöver.

I en hyreslösning kan skrivaren kombineras med leverans, installation, service och support. Exakt vad som ingår beror på det avtal och den lösning ni väljer. Därför ska omfattningen alltid framgå tydligt i offerten.

Den kortare avtalsperioden kan passa företag som befinner sig i en förändring, driver ett tidsbegränsat projekt eller inte vill binda sig under flera år. Ett längre avtal kan vara relevant när behovet är stabilt och företaget vill ha en långsiktig lösning med en förutsägbar månadskostnad.

Läs mer om villkor och upplägg på sidan om att hyra skrivare till företag.

Köpa multifunktionsskrivare

Att köpa en multifunktionsskrivare passar företag som vill äga utrustningen och planerar att använda den under en längre tid. Företaget får full kontroll över maskinen och kan kombinera köpet med ett separat upplägg för service och support.

Den totala kostnaden påverkas inte bara av inköpspriset. Toner, reservdelar, service, energianvändning och den tid personalen lägger på problem bör också vägas in. En maskin med lågt inköpspris kan bli dyr om den har fel kapacitet eller kräver mycket underhåll.

Vid köp är det därför viktigt att bedöma maskinens förväntade användning och tillgången till service. En professionell företagsmodell kan vara en bättre långsiktig investering än en enklare skrivare som inte är anpassad för arbetsgruppens belastning.

RE:OFFICE kan hjälpa till att välja en kontrollerad multifunktionsskrivare och ta fram en lösning för installation och fortsatt support. Läs mer om att köpa skrivare till företaget.

Vad kostar en multifunktionsskrivare?

Priset på en multifunktionsskrivare beror på modell, skick, kapacitet och utrustning. En mindre A4-maskin har vanligtvis en annan kostnadsnivå än en golvstående A3-modell med snabb dokumentmatare, flera pappersmagasin och efterbehandling.

Kostnaden påverkas också av om företaget väljer färg eller svartvitt, vilken utskriftshastighet som behövs och om lösningen ska omfatta installation, service och support.

Vid hyra behöver månadskostnaden bedömas tillsammans med avtalsperioden och det som ingår. Ett lågt pris är inte lika fördelaktigt om viktiga tjänster debiteras separat eller om skrivaren inte klarar verksamhetens arbetsbelastning.

Vid köp behöver inköpspriset jämföras med den förväntade kostnaden under hela användningstiden. Toner, förbrukningsdelar, service och möjliga driftstopp påverkar den verkliga ekonomin.

RE:OFFICE lämnar ett förslag utifrån företagets behov och den utrustning som finns tillgänglig. I offerten ska det framgå vilken skrivare lösningen gäller, kostnaden, avtalsperioden och vilka tjänster som ingår.

En multifunktionsskrivare behöver inte alltid vara fabriksny för att fungera väl i en företagsmiljö. En professionell maskin som har kontrollerats, rengjorts och testats kan fortsätta leverera stabil funktion under lång tid.

Det viktiga är inte enbart maskinens ålder. Skick, utskriftsvolym, tidigare användning, tillgång till reservdelar och hur kontrollen har genomförts är mer relevanta faktorer.

För företaget kan en kontrollerad maskin innebära att det blir möjligt att få rätt kapacitet till en lägre kostnad än motsvarande nya utrustning. Det kan också bidra till att befintliga produkter används längre.

Upphandlingsmyndigheten rekommenderar att inköp av IT-utrustning utgår från verksamhetens behov och de funktioner som krävs, i stället för att automatiskt ställa krav på fabriksnya produkter. Läs mer om förlängd livslängd och cirkulär användning av IT-produkter hos Upphandlingsmyndigheten.

RE:OFFICE arbetar med skrivare som kontrolleras och testas före leverans. Målet är att företaget ska få en driftsäker lösning med rätt funktioner, oavsett om utrustningen är ny eller har använts tidigare.

Installation, service och support

En multifunktionsskrivare behöver installeras korrekt för att fungera i företagets vardag. Det handlar inte bara om att placera maskinen på kontoret och ansluta strömmen.

Skrivaren kan behöva kopplas till nätverket, konfigureras för användarna och ställas in för skanning till e-post eller nätverksmappar. Drivrutiner och standardinställningar behöver också anpassas efter företagets tekniska miljö.

RE:OFFICE kan hjälpa till med leverans, installation och driftsättning. Beroende på den valda lösningen kan ni även få löpande service och teknisk support.

Ett tydligt serviceupplägg minskar osäkerheten när problem uppstår. Företaget ska veta vem som kontaktas, vilken hjälp som omfattas av avtalet och vilka kostnader som eventuellt kan tillkomma.

Regelbundet underhåll kan dessutom minska risken för återkommande fel och bidra till att maskinen fungerar stabilt under längre tid. För arbetsplatser där skrivaren används dagligen är stödet runt utrustningen minst lika viktigt som maskinens specifikationer.

Processen börjar med att kartlägga hur skrivaren ska användas. RE:OFFICE går igenom antal användare, uppskattad utskriftsvolym, dokumentformat och behov av färg, skanning, kopiering och efterbehandling.

Därefter kan relevanta modeller och upplägg jämföras. Företaget får ett förslag där kostnad, avtalsperiod och omfattning framgår. Om ni vill hyra kan ni välja mellan kortare och längre avtalsperioder. Om ni vill köpa anpassas förslaget efter önskad kapacitet och budget.

När lösningen är beslutad planeras leverans och installation. Skrivaren ansluts till företagets miljö och de viktigaste funktionerna konfigureras.

Efter driftsättningen kan service och support anpassas efter det valda upplägget. Om verksamheten förändras kan behovet följas upp och lösningen ses över.

En genomtänkt process minskar risken för att företaget väljer en maskin som är för liten, för avancerad eller dåligt anpassad till det dagliga arbetet.

Rätt multifunktionsskrivare ska göra dokumenthanteringen enklare, inte skapa mer administration. RE:OFFICE hjälper er att jämföra kapacitet, funktioner och avtalsalternativ utifrån hur verksamheten faktiskt arbetar.

Ni kan välja att hyra eller köpa och komplettera lösningen med installation, service och support. Kontakta oss för att beskriva era behov och få ett tydligt förslag på en multifunktionsskrivare som passar företaget.